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Convoca Enroll v2.6.1

Gestiona el ciclo completo de actividades: creación, inscripciones con control de aforo, lista de espera, check-in con QR, evaluaciones, y sincronización con Google Calendar y Google Photos.

Requiere: Convoca Core activo.

Configuración inicial

Accede a Convoca → Enroll → Ajustes:

Ajuste Descripción
Email de notificaciones Dirección que recibe avisos de nuevas inscripciones
Plantillas de email Personaliza asunto y cuerpo de correos de confirmación, cancelación y recordatorio
Google Calendar Conecta una cuenta de Google para sincronizar actividades
Google Photos Conecta un álbum de Google Photos para fotos de actividades
Recordatorios Configura días de antelación para recordatorios automáticos

Conectar Google Calendar

  1. Ve a Convoca → Enroll → Ajustes → Google Calendar
  2. Haz clic en Conectar cuenta de Google
  3. Autoriza a Convoca para gestionar calendarios
  4. Selecciona el calendario donde se crearán los eventos

Crear una actividad

  1. Ve a Actividades → Añadir nueva
  2. Rellena el título
  3. Escribe la descripción en el editor de bloques
  4. En el panel Datos de la actividad, configura:
Campo Descripción
Fecha y hora de inicio Cuándo empieza
Fecha y hora de fin Cuándo termina (opcional)
Ubicación Dirección o lugar
Plazas totales Número máximo de asistentes
Precio general Precio para no socios
Precio socio Precio reducido para socios
Estado Publicada, Borrador, Cancelada
  1. Asigna una imagen destacada
  2. Selecciona categorías (Rutas, Talleres, Voluntariado…)
  3. Haz clic en Publicar

Shortcode para listar actividades

Usa [convoca_actividades] en cualquier página. Atributos opcionales: limite, categoria, orden.

Gestionar inscripciones

Cada actividad tiene su panel de inscripciones en Actividades → [nombre] → Inscripciones.

Acción Cómo hacerlo
Ver inscritos Panel con nombre, email, fecha y estado
Cancelar inscripción Botón Cancelar junto al nombre
Lista de espera Automática si no hay plazas
Promover de espera Automático al liberarse una plaza
Exportar CSV Botón Exportar

Flujo de inscripción

  1. El usuario accede a la página de la actividad
  2. Completa sus datos en el formulario
  3. El sistema verifica plazas disponibles (bloqueo atómico)
  4. Si no hay plazas, ofrece lista de espera
  5. Envía email de confirmación al usuario y al administrador

Check-in con QR

Cada inscripción confirmada genera un QR único.

Como administrador: 1. Ve a la actividad → Check-in 2. Escanea el QR del asistente 3. El sistema registra hora de llegada 4. También puedes buscar por nombre o email

Como asistente: El email de confirmación incluye el QR. Puedes mostrarlo desde el móvil al llegar.

Evaluaciones

Tras cada actividad, el sistema envía automáticamente un formulario de evaluación:

  1. Espera 24h tras la finalización
  2. Envía email con enlace al formulario
  3. Las respuestas se almacenan en Actividades → Evaluaciones
  4. Estadísticas agregadas desde el panel

Google Calendar y Google Photos

Si configuraste las integraciones:

  • Las actividades se crean como eventos en Google Calendar
  • Los cambios se sincronizan automáticamente
  • Las cancelaciones eliminan el evento
  • Google Photos crea álbumes por actividad con la imagen destacada

CRM — Seguimiento

El Monitor CRM en Convoca → Enroll → CRM muestra:

  • Inscripciones por mes
  • Tasa de ocupación por actividad
  • Asistentes recurrentes
  • Actividades más populares

Shortcodes y bloques

Shortcode / Bloque Uso
[convoca_actividades] Lista de actividades
[convoca_inscripcion] Formulario de inscripción
[convoca_actividad_meta field="ubicacion"] Metadato de la actividad actual
Bloque Inscripción Versión Gutenberg del formulario
Bloque Próximas actividades Lista en editor de bloques

API REST

Endpoints para integraciones externas:

GET  /wp-json/convoca-enroll/v1/actividades
GET  /wp-json/convoca-enroll/v1/inscripciones?actividad_id=123
POST /wp-json/convoca-enroll/v1/checkin

Requieren autenticación (usuario con manage_options).

Solución de problemas

Problema Solución
No se envían emails Verifica que el servidor tenga wp_mail() funcionando. Revisa logs en Convoca → Registros
Error al conectar Google Reautoriza desde Ajustes → Google. Los tokens expiran cada hora (se refrescan automáticamente)
Plazas no se actualizan Ve a Convoca → Salud del Sistema y pulsa Forzar comprobación
QR no funciona Verifica que el asistente tiene el email de confirmación. Regenera desde el panel
No aparecen actividades Asegúrate de que el estado es "Publicada" y la fecha no es pasada