Convoca Members

Guía para administradores: gestión de socios, membresías, cuotas y voluntariado.

1. Introducción¶

Convoca Members gestiona el ciclo de vida completo de los socios de la asociación: altas, renovaciones, bajas, cuotas, estados de membresía, horas de voluntariado, certificados, y documentación. Ideal para asociaciones, ONGs y entidades sin ánimo de lucro.

Requiere: convoca-core activo.

2. Configuración inicial¶

Accede a Convoca → Members → Ajustes:

Tipos de membresía predefinidos¶

Los tipos son personalizables desde el panel de ajustes.

3. Alta de socio¶

Desde el formulario público¶

El futuro socio accede a la página de alta (/alta-socios/) y completa:

1. Datos personales (nombre, DNI, email, teléfono, dirección)
2. Tipo de membresía deseada
3. Forma de contribución (cuota o voluntariado)
4. Aceptación de RGPD y comunicaciones
5. El sistema crea el registro y envía email de bienvenida

Desde el panel de administración¶

1. Ve a Socios → Añadir nuevo
2. Rellena los campos obligatorios en el panel lateral Datos del socio:

1. Haz clic en Publicar

Shortcode para el formulario público¶

[convoca_alta_socio]

Coloca este shortcode en la página de alta de socios.

4. Estados de membresía¶

Cada socio tiene un estado visible en el listado Socios → Todos los socios:

Cambiar estado¶

1. Edita el socio
2. En el panel lateral Estado del socio, selecciona el nuevo estado
3. Fecha de renovación se recalcula automáticamente al activar/reactivar
4. Haz clic en Actualizar

5. Renovaciones¶

Renovación automática¶

El sistema detecta automáticamente cuando un socio rellena de nuevo el formulario de alta:

1. Si el email/DNI ya existe → se considera renovación
2. La fecha de fin se extiende 12 meses desde la nueva solicitud
3. Se registra en el historial del socio

Renovación manual¶

1. Edita el socio
2. Actualiza Fecha de renovación a la nueva fecha
3. Cambia el estado a Activo si estaba pendiente/baja
4. Añade una nota en Observaciones explicando el motivo

6. Bajas¶

Las bajas son siempre lógicas (el registro se conserva para histórico):

1. Edita el socio
2. Cambia el estado a Baja
3. Establece Fecha de baja a la fecha actual
4. Añade el motivo en Observaciones

⚠️ Nunca elimines un socio manualmente. El sistema conserva todo el histórico.

7. Gestión de cuotas y pagos¶

Convoca Members se integra con Convoca Gateway para gestionar pagos.

Registrar un pago manual¶

1. Ve a Socios → [nombre] → Pagos
2. Haz clic en Añadir pago
3. Rellena importe, concepto y fecha
4. El estado del socio se actualiza automáticamente

Ver historial de pagos¶

El panel Pagos muestra todos los pagos del socio con fechas, importes y estados.

8. Voluntariado¶

Activar a un socio como voluntario¶

1. Edita el socio
2. En Tipo de cuota, selecciona Voluntariado
3. Marca Es voluntario/a como "Sí"
4. El sistema crea automáticamente:
5. Ficha de voluntariado en Voluntariado → Fichas
6. Registro de horas

Registrar horas de voluntariado¶

1. Ve a Voluntariado → Registrar horas
2. Selecciona el voluntario
3. Introduce fecha, horas y descripción de la actividad
4. Las horas quedan pendientes de aprobación
5. Un administrador las aprueba desde Voluntariado → Pendientes

Gamificación de voluntariado¶

El sistema asigna insignias automáticamente según las horas acumuladas:

Las insignias son visibles en el perfil público del voluntario.

9. Certificados¶

Generar certificado de voluntariado¶

1. Ve a Voluntariado → [nombre] → Certificados
2. Haz clic en Generar certificado
3. Selecciona el período (desde/hasta)
4. El sistema genera un PDF con:
5. Datos del voluntario
6. Horas totales en el período
7. Actividades realizadas
8. Código único de verificación (formato VOL-AAAA-XXXXX)

Verificar un certificado¶

Cualquier persona puede verificar un certificado en la página pública:

[convoca_verificar_certificado]

Introduciendo el código VOL-AAAA-XXXXX se muestra la validez del certificado.

10. Verificación pública de membresía¶

Los socios pueden verificar su estado sin iniciar sesión:

[convoca_verificar_socio]

Introducen el código de socio (recibido por email) y ven: - Estado de la membresía - Fecha de alta y vencimiento - Tipo de socio

11. GDPR y protección de datos¶

Exportar datos de un socio¶

1. Edita el socio
2. Ve a Herramientas GDPR en el panel lateral
3. Haz clic en Exportar datos → descarga un JSON con todos los datos

Derecho al olvido¶

1. En Herramientas GDPR, haz clic en Anonimizar
2. Se conserva el ID y fechas, se eliminan datos personales
3. ⚠️ Esta acción es irreversible

12. Email Manager¶

El sistema envía automáticamente:

Las plantillas se personalizan en Convoca → Members → Plantillas de email.

13. Auditoría¶

Cada cambio en un socio genera una entrada de auditoría:

1. Ve a Convoca → Registros
2. Filtra por tipo "members"
3. Cada entrada muestra: fecha, usuario que hizo el cambio, campo modificado, valor anterior y nuevo

14. Shortcodes públicos¶

15. Panel del socio (área personal)¶

El panel [convoca_mi_area] (página Mi Cuenta) ofrece al socio autenticado:

Reglas de edición de datos¶

Verificación de datos (email y teléfono)¶

Ambos datos se verifican con un enlace enviado al email del socio:

1. Teléfono: botón "Verificar teléfono" en Mis Datos → el socio recibe un email con enlace → al pulsarlo, el teléfono queda marcado como verificado.
2. Email: al cambiar el email → queda en pendiente → el socio recibe un enlace de confirmación → solo se aplica al pulsarlo.

El estado de verificación se muestra en el perfil (✅ verificado / pendiente).

Renovación de membresía¶

• Botón "Renovar membresía" (Pagos y Cuotas): genera el pago de un año más y redirige al TPV.
• Página /renovar/ (shortcode [convoca_renovar]): la misma función desde un enlace directo (por ejemplo, el de los emails de renovación). Los socios con pago recurrente se renuevan automáticamente.

16. Proveedor de email (verificación y avisos)¶

El envío de emails (confirmaciones, renovaciones, avisos) usa un proveedor configurable en Ajustes → General → Proveedor de email:

El proveedor se puede extender con el filtro convoca_email_providers.

16.1 Estructura de datos¶

17. API REST¶

Namespace: convoca-members/v1. Los endpoints /me/* requieren sesión de socio (cookie convoca_member_session + nonce X-WP-Nonce); /login y /alta son públicos.

18. Problemas comunes¶